Een Prepaid Card is een digitale of fysieke betaalkaart waarop de organisatie een specifiek tegoed klaarzet voor bijvoorbeeld crewleden, partners of sponsoren. Het fungeert als een gesloten betaalsysteem binnen het evenement, waarbij de organisatie volledige controle houdt over de budgetten die worden uitgegeven.
Werking en uitgifte
De kaart kan op verschillende manieren aan de gebruiker worden verstrekt, afhankelijk van de voorkeur van de organisatie.
- Digitale kaarten worden via een persoonlijke link naar de gebruiker verstuurd, zodat deze direct op de telefoon geopend kan worden.
- Fysieke kaarten kunnen worden uitgereikt als een pasje met een unieke QR-code die gekoppeld is aan het klaargezette tegoed.
- Wallet-integratie is beschikbaar voor digitale kaarten, waardoor gebruikers deze eenvoudig kunnen toevoegen aan hun Apple Wallet voor snelle toegang bij de bar.
Betalen en inzicht
Het gebruik van de kaart is ontworpen voor snelheid en transparantie tijdens het evenement.
- Betalen gebeurt door de QR-code op de pas of telefoon te laten scannen bij de bar.
- Saldo-overzicht is altijd direct inzichtelijk voor de gebruiker; door de code zelf te scannen zie je direct hoeveel tegoed er nog beschikbaar is.
- Transactiegeschiedenis toont een volledig overzicht van alle uitgaven, inclusief de datum, de specifieke bar-locatie en het afgeschreven bedrag.
- Opwaarderingen door de organisatie zijn ook terug te vinden in dit overzicht, zodat de gebruiker precies ziet wanneer er nieuw tegoed is toegevoegd.
Beheer van de Prepaid card
Om het budgetbeheer strikt te houden, zijn er een aantal vaste kaders ingesteld voor deze kaarten.
- Opwaarderen kan niet door de gebruiker zelf worden gedaan; dit is een proces dat uitsluitend door de organisatie in de backoffice wordt beheerd.
- Controle op de uitgaven is realtime mogelijk voor de organisatie, waardoor er direct inzicht is in de consumptie van crew en gasten.